Wie führt ein Betriebsrat seine eigenen Unterlagen?

Wie der Betriebsrat seine Unterlagen ablegt, verwahrt und wie lange er sie aufhebt, regelt § 34 BetrVG nicht. Geregelt sind drei andere Dinge: Jedes Mitglied darf die Unterlagen jederzeit einsehen, und dieses Recht ist nach dem Bundesarbeitsgericht unabdingbar (§ 34 Abs. 3 BetrVG; 7 ABR 15/08). Wahlakten sind mindestens bis zum Ende der Amtszeit aufzubewahren (§ 19 WO). Für den Inhalt gelten Geheimhaltung und Datenschutz (§ 79 und § 79a BetrVG).

Welche Pflichten das Gesetz sonst an den Beginn der Amtszeit knüpft, ordnet die Übersicht: Was muss ein neu gewählter Betriebsrat zu Beginn der Amtszeit tun?

Was zählt zu den Unterlagen des Betriebsrats?

Das Bundesarbeitsgericht zählt dazu alle Aufzeichnungen und Materialien, die der Betriebsrat oder ein Ausschuss angefertigt hat und die ständig zur Verfügung stehen, die Sitzungsniederschriften ebenso wie alles andere. Ob sie auf Papier stehen oder als Datei gespeichert sind, macht keinen Unterschied. Ausdrücklich dazu gehört das E-Mail-Konto, unter dem der Betriebsrat seine Korrespondenz führt (7 ABR 15/08).

Wer darf die Unterlagen einsehen?

„Die Mitglieder des Betriebsrats haben das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen.“ So lautet § 34 Abs. 3 BetrVG vollständig. Ein besonderes Interesse muss das Mitglied dafür nicht darlegen.

Die Geheimhaltungspflicht des § 79 BetrVG gilt nach dessen Abs. 1 Satz 3 nicht gegenüber Mitgliedern des Betriebsrats. Die Grenzen, die eine Geschäftsordnung allgemein hat, erklärt die Vertiefung: Was kann eine Geschäftsordnung regeln, und was nicht?

Was gilt für die Wahlakten?

„Der Betriebsrat hat die Wahlakten mindestens bis zur Beendigung seiner Amtszeit aufzubewahren“, bestimmt § 19 WO. Die Vorschrift gilt für die Akten der Wahl, nicht für die laufenden Unterlagen, und sie regelt nicht, was danach mit ihnen geschieht.

Die Aufbewahrung hat nach dem Bundesarbeitsgericht einen Zweck: Auch nach Abschluss der Wahl soll sich prüfen lassen, ob sie ordnungsgemäß war. Ein berechtigtes Interesse an der Einsicht haben deshalb grundsätzlich alle, die die Wahl nach § 19 Abs. 2 Satz 1 BetrVG anfechten können; das Gericht nennt Arbeitnehmer, Arbeitgeberin und jede im Betrieb vertretene Gewerkschaft (7 ABR 77/11). Zur Anfechtung selbst berechtigt sind nach dem Wortlaut der Vorschrift mindestens drei Wahlberechtigte, eine im Betrieb vertretene Gewerkschaft oder die Arbeitgeberin. Eingeschränkt ist die Einsicht bei Bestandteilen, die Rückschlüsse auf das Wahlverhalten einzelner zulassen, etwa Wählerlisten mit Stimmabgabevermerken: Sie ist dort nur zulässig, wenn sie gerade zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Wahl notwendig ist.

Ein Landesarbeitsgericht hat den Anspruch der Arbeitgeberin weiter gefasst. Er bestehe grundsätzlich auch ohne Darlegung eines besonderen rechtlichen Interesses und unabhängig von einem Anfechtungsverfahren (LAG Düsseldorf 12 TaBVGa 4/20, im einstweiligen Rechtsschutz). Das ist eine Instanzentscheidung; das Bundesarbeitsgericht spricht von einem berechtigten Interesse, das grundsätzlich besteht. Beide Fassungen stehen hier nebeneinander.

Darf die Arbeitgeberin in die übrigen Unterlagen sehen?

Ein Recht der Arbeitgeberin, Akten und Dateien des Betriebsrats einzusehen, hat ein Landesarbeitsgericht verneint, auch wenn ihr die Datenträger gehören (LAG Düsseldorf 4 TaBV 87/11). Die Entscheidung stammt von 2012 und damit aus der Zeit vor § 79a BetrVG. Ob sie nach dessen Einführung unverändert gilt, steht unter „Was lässt diese Seite offen?“.

Davon zu trennen ist die Pflicht der Arbeitgeberin, die Mittel zu stellen. Für die laufende Geschäftsführung hat sie in erforderlichem Umfang Räume, sachliche Mittel, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Büropersonal zur Verfügung zu stellen (§ 40 Abs. 2 BetrVG).

Was verlangt der Datenschutz vom Betriebsrat?

§ 79a BetrVG enthält fünf Sätze. Der Betriebsrat ist bei der Verarbeitung personenbezogener Daten an das Datenschutzrecht gebunden (Satz 1). Soweit er zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten verarbeitet, ist die Arbeitgeberin die Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts (Satz 2). Beide unterstützen sich gegenseitig bei der Einhaltung (Satz 3). Die oder der Datenschutzbeauftragte ist gegenüber der Arbeitgeberin zur Verschwiegenheit über Informationen verpflichtet, die Rückschlüsse auf den Meinungsbildungsprozess des Betriebsrats zulassen (Satz 4). Satz 5 erstreckt zwei Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes auf dieses Verhältnis.

Was die Vorschrift nicht enthält: Zugriffsrechte der Arbeitgeberin, Löschfristen, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten oder einzelne Schutzmaßnahmen. Solche Pflichten können sich aus den Vorschriften über den Datenschutz ergeben, an die Satz 1 den Betriebsrat bindet, etwa aus der Datenschutz-Grundverordnung oder dem Bundesdatenschutzgesetz.

Für die Zeit vor § 79a BetrVG sah das Bundesarbeitsgericht den Betriebsrat als Teil der verantwortlichen Stelle, der unter Wahrung seiner Unabhängigkeit eigenständig über Maßnahmen gegen einen Missbrauch der Daten beschließt (7 ABR 15/08). Für besonders schutzwürdige Daten, die der Betriebsrat von der Arbeitgeberin verlangt, hat das Gericht 2019 eine spezifische Schutzpflicht des Betriebsrats als Voraussetzung des Auskunftsanspruchs angenommen und offengelassen, ob er selbst Verantwortlicher ist (1 ABR 51/17). Die Einzelheiten stehen in der Vertiefung: Welche Auskünfte und Unterlagen kann der Betriebsrat verlangen?

Was ist geheim zu halten, und was kostet ein Verstoß?

Strafbar ist die unbefugte Offenbarung eines ausdrücklich als geheimhaltungsbedürftig bezeichneten Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisses (§ 120 Abs. 1 BetrVG) und ebenso die unbefugte Offenbarung eines fremden Geheimnisses eines Arbeitnehmers, über das nach dem Gesetz Stillschweigen zu bewahren ist (§ 120 Abs. 2 BetrVG). Strafbar ist auch, ein solches Geheimnis unbefugt zu verwerten (§ 120 Abs. 3 Satz 2 BetrVG). Verfolgt wird die Tat nur auf Antrag des Verletzten (§ 120 Abs. 5 BetrVG).

Was lässt diese Seite offen?

Die folgenden Fragen beantwortet diese Seite nicht. Eine Entscheidung dazu ist für sie nicht ausgewertet; das heißt nicht, dass es keine gibt.

• Unterlagen nach dem Ende der Amtszeit. Wem die Unterlagen dann gehören, wer sie besitzt und ob sie an das nachfolgende Gremium übergehen. In den hier ausgewerteten Vorschriften (§ 34, § 40, § 79, § 79a BetrVG, § 19 WO) steht dazu nichts.
• Aufbewahrungsdauer und Löschung. Wie lange die laufenden Unterlagen aufzuheben sind und wann sie zu löschen oder zu vernichten sind.
• Zugriff der Arbeitgeberin seit § 79a BetrVG. Ob der Grundsatz, dass die Arbeitgeberin keine Einsicht hat, unverändert gilt, und was für die technische Betreuung durch ihre IT gilt.
• Ersatzmitglieder. Ob ein Ersatzmitglied die Unterlagen nach § 34 Abs. 3 BetrVG einsehen kann; der Wortlaut nennt nur die Mitglieder.
• Kopien. Ob die Einsicht in Papierunterlagen das Recht einschließt, Kopien anzufertigen.
• Einsicht und Datenschutz seit § 79a BetrVG. Ob das Einsichtsrecht der Mitglieder unter der Datenschutz-Grundverordnung und § 79a BetrVG aus Gründen des Datenschutzes beschränkt werden kann.
• Pflichten aus der Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz. Welche Pflichten zu Löschung, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Schutzmaßnahmen sich daraus für die Unterlagen des Betriebsrats ergeben.

Fundstellen

• Betriebsverfassungsgesetz: § 19, § 34, § 40, § 79, § 79a, § 99, § 102, § 120
• Wahlordnung zum Betriebsverfassungsgesetz (WO): § 19
• BAG, Beschluss vom 12.08.2009, 7 ABR 15/08: Unterlagen auf Papier und als Datei, E-Mail-Konto (Rn. 17), Unabdingbarkeit (Leitsatz, Rn. 11 und 24), Datenschutz nach früherem Recht kein Grund zur Beschränkung (Rn. 11, 26 und 27), kein besonderes Interesse nötig (Rn. 27), elektronischer Lesezugriff (Rn. 19 und 20), Zugang von bestimmten Geräten und verantwortliche Stelle zur früheren Rechtslage (Rn. 28)
• BAG, Beschluss vom 12.06.2013, 7 ABR 77/11: Zweck der Aufbewahrung und Einsicht in Wahlakten (Rn. 22 und 23), Grenzen bei Rückschlüssen auf das Wahlverhalten (Rn. 24 und 25)
• BAG, Beschluss vom 22.11.2017, 7 ABR 46/16: Beweiswert der Niederschrift (Rn. 21)
• BAG, Beschluss vom 09.04.2019, 1 ABR 51/17: Schutzpflicht bei sensitiven Daten (Rn. 47 und 48)
• LAG Düsseldorf, Beschluss vom 29.07.2020, 12 TaBVGa 4/20: Einsicht der Arbeitgeberin in die Wahlakten (Absatz 59, Instanz)
• LAG Düsseldorf, Beschluss vom 07.03.2012, 4 TaBV 87/11: kein Einsichtsrecht der Arbeitgeberin, auch bei Eigentum an den Datenträgern (Absatz 39 und 40, Instanz)

Diese Seite ist allgemeine Rechtsinformation und keine Rechtsberatung. Sie beschreibt die Rechtslage, nicht einen bestimmten Vorgang, und ersetzt keine Prüfung durch eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder die zuständige Gewerkschaft.